Gelen e-İrsaliyeyi Kabul Etme, Reddetme ve Faturaya Dönüştürme

Gelen irsaliye listesine ulaşmak

Belgeler, e-DÖNÜŞÜM bölümündeki Faturalar altında yer alan Gelen E-İrsaliyeler ekranında toplanır. Liste açıldığında son 30 günlük kayıtlar gelir; daha eski bir belgeyi arıyorsanız tarih aralığını genişletmeniz yeterlidir. Tedarikçi belgeyi yeni göndermişse listeyi beklemeden tazelemek için elle çekim yapabilir, gelen kutusunu anında güncelleyebilirsiniz. Otomatik çekim kapalı bırakıldığında belgeler sisteme kendiliğinden düşmez; bu durumda çekimi düzenli olarak elle yapmanız ya da otomatik çekim ayarını açmanız gerekir.

Detayda satır eşleştirme ve cari oluşturma

Bir kaydın detayına girdiğinizde irsaliye satırları, gelen e-faturada işleyen mantığın aynısıyla stok kartlarınızla otomatik eşleştirilir. Eşleşmeyi onaylarken hatırlanmasını işaretlerseniz aynı tedarikçi ve kalem ikilisi bir daha sorulmaz. Belgeyi gönderen firmanın cari kartı henüz yoksa hızlı cari oluşturma seçeneği görünür; kart bilgileri irsaliyenin elektronik dosyasından hazır gelir, siz yalnızca kontrol edip kaydedersiniz. Aynı seçenek stok girişi için açılan kabul penceresinde de karşınıza çıkar, akışı bölmeden cariyi tamamlarsınız.

Kabul, red ve stok girişi

Kabul veya red işlemi tek pencerede yapılır. Burada şube ve depo seçimi zorunludur; listede yalnızca yetkiniz bulunan şube ve depolar görünür, böylece giriş yanlış lokasyona yazılmaz. Kabul ettiğinizde irsaliye onaylanır ve eşleştirilmiş satırlar üzerinden seçtiğiniz depoya stok girişi otomatik işlenir. Belgeyi kabul etmiyorsanız açıklama yazarak reddedersiniz; red durumunda hiçbir stok hareketi oluşmaz. Reddedilen belgede gerekçenin açık yazılması, tedarikçiyle yapılacak yazışmayı kısaltır.

Satınalma faturasına dönüştürme

Kabul edilmiş bir irsaliyeyi satınalma faturası taslağına aktarabilirsiniz. Dönüştürme sırasında stok girişi yeniden yazılmaz; her satırda irsaliye bağlantısı işaretlenir ve miktarlar ikinci kez artmaz. İşlem sonunda doğrudan Satınalma Faturası düzenleme ekranına yönlendirilirsiniz, tutar ve vade bilgilerini orada tamamlarsınız. Satınalma faturasına aktarılmış bir gelen belge artık silinemez; orijinali kayıtlarda korunur. Hatalı bir aktarım yaptıysanız düzeltmeyi satınalma tarafındaki iptal veya düzeltme akışıyla yürütmeniz gerekir.

Belge çıktıları ve arşiv

İrsaliyenin elektronik dosyasını, ekrandaki görsel önizlemesini ve yazdırılabilir çıktısını bu ekrandan alabilirsiniz. Depo girişinde imzalı belge isteyen ekipler çıktıyı doğrudan buradan üretir, muhasebe ise elektronik dosyayı arşive kaldırır. Dövizli bir belgede kur bilgisi bulunmuyorsa otomatik aktarım engellenir; bu kayıtları elle işlemeniz gerekir. Güncel kurları Döviz ekranından Merkez Bankası verisiyle yükleyerek bu engeli baştan önleyebilirsiniz.

Adım adım

1. 1e-DÖNÜŞÜM bölümünde Faturalar altındaki Gelen E-İrsaliyeler listesini açın; varsayılan olarak son 30 günlük kayıtlar gelir.
2. 2Yeni gelen belgeleri görmek için gelen kutusunu elle tazeleyin.
3. 3İlgili kaydın detayına girip satırların stok kartlarınızla eşleşmesini kontrol edin.
4. 4Gönderen firmanın cari kartı yoksa hızlı cari oluşturma ile kartı belgedeki bilgilerden hazırlayın.
5. 5Kabul/Red penceresini açın ve stok hareketinin işleneceği şube ile depoyu seçin.
6. 6Belgeyi kabul ederek irsaliyeyi onaylayın; eşleşen satırlar seçilen depoya otomatik giriş olarak yazılır.
7. 7Belgeyi kabul etmiyorsanız açıklama girerek reddedin; bu durumda stok hareketi oluşmaz.
8. 8Kabul edilen irsaliyeyi satınalma faturası taslağına dönüştürün ve açılan düzenleme ekranında faturayı tamamlayın.
9. 9Gerekirse belgenin elektronik dosyasını, önizlemesini veya yazdırılabilir çıktısını alın.

Ekrandaki alanlar

Şube / Depo (zorunlu)

Kabul penceresinde seçilir; stok hareketinin hangi şube ve depoya işleneceğini belirler. Yalnızca yetkili olduğunuz şube ve depolar listelenir.

Hatırla (satır eşleştirme)

İşaretlendiğinde aynı tedarikçi ve kalem eşleşmesi sonraki belgelerde tekrar sorulmaz.

Otomatik Inbox Çekimi / Çekim Aralığı

Gelen e-irsaliyelerin otomatik olarak çekilip çekilmeyeceğini ve çekim sıklığını dakika cinsinden belirler.

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Otomatik çekim kapalıysa gelen belgeler sisteme hiç düşmez; düzenli olarak elle çekim yapın ya da bu ayarı açık tutun.
• Satınalma faturasına aktarılmış gelen e-irsaliye silinemez; orijinal belge korunur, hatalı kayıtlar için satınalma tarafındaki iptal veya düzeltme sürecini kullanın.
• Onaylanmış bir e-İrsaliye artık düzenlenemez; hatalı belgede önce durumu (reddedilmiş mi, gönderilmiş mi) kontrol edip uygun akışı izleyin.
• Gelen dövizli belgede kur bilgisi yoksa otomatik aktarım engellenir; kuru Döviz ekranından Merkez Bankası verisiyle yükleyip belgeyi elle işleyin.
• Test modunda çalışırken hiçbir belge gerçekten GİB'e iletilmez; canlıya geçmeden önce sağlayıcı bağlantısını doğrulayın.

İlgili özellikler

• Gelen e-Fatura Aktarımı | e-Fatura Programı

  Gelen kutunuza düşen e-faturaları e-Dönüşüm modülünde görüntüleyip satırlarını stok kartlarıyla eşleştirir, tek işlemle satınalma faturasına dönüştürürsünüz. Kur, iskonto, masraf ve KDV dışı vergiler belgedeki haliyle taşınır.

• e-İrsaliye Programı ile Giden İrsaliye Düzenleme

  Sevkiyata çıkan malın irsaliyesini alıcı, taşıma ve stok kalemi bilgileriyle hazırlayıp taslak olarak kaydedin; onayladıktan sonra GİB'e gönderin ve dilerseniz aynı belgeyi satış faturasına aktarın.

• e-Dönüşüm Programı Sağlayıcı (Entegratör) Ayarları

  Ayarlar sayfasındaki E-Devlet Parametreleri kartında entegratörünüzü seçer, test modu, belge serileri ve otomatik gelen belge çekimi tercihlerinizi belirler, bağlantıyı anında doğrularsınız.

• e-Fatura Programı ile e-Arşiv Kesme ve GİB'e Gönderme

  Satış ekranında hazırlanan fatura onaylandığında elektronik belge içeriği hazırlanır ve tek tıkla entegratör üzerinden GİB'e iletilir. Gönderim sonrası durum sorgusu, PDF, karekod ve gönderim kayıtları aynı sayfadan izlenir.