Gelen e-Faturaları Görüntüleme ve Satınalma Faturasına Dönüştürme

Gelen kutusu ve belgelerin listeye düşmesi

e-DÖNÜŞÜM bölümündeki Faturalar altında yer alan Gelen E-Faturalar listesi, açıldığında son 30 günlük belgeleri gösterir. Dilediğiniz an elle çekim yapabilir, gelen kutunuzu anında tazeleyebilirsiniz. Otomatik çekim ayarı açıksa hiçbir işlem yapmanıza gerek kalmadan yeni belgeler kendiliğinden listeye eklenir. Her kayıt için belgenin ham dosyası, tarayıcıda açılan önizlemesi ve yazdırılabilir çıktısı ayrı bağlantılardan erişilebilir; böylece arşivleme ve kontrol için belgeyi istediğiniz biçimde saklayabilirsiniz.

Cari eşleştirme ve hızlı cari açma

Bir faturanın detayına girdiğinizde belge içeriği çözümlenir ve vergi numarasından tedarikçi kartı aranır. Gönderen firma sisteminizde kayıtlı değilse uyarı görünür ve belgeden çıkmadan kart açabilirsiniz. Ünvan, vergi numarası, vergi dairesi, adres, il ve ilçe bilgisi, telefon ile e-posta belgeden hazır gelir. Cari kodu şirketinizin kendi kodlama düzenine göre önerilir, isterseniz değiştirirsiniz. Hesap tipi seçilebilir ve öntanımlı olarak tedarikçi gelir. Kayıt tamamlandığında uyarı kalkar, aktarım kendiliğinden yeniden denenir.

Satır eşleştirme, kabul ve red

Fatura satırları stok kartlarınızla otomatik eşleştirilmeye çalışılır. Eşleşmeyen satırlar için doğru stoğu kendiniz seçersiniz; hatırlama seçeneğini işaretlerseniz aynı tedarikçi ve kalem bir daha sorulmaz, sonraki faturalarda kendiliğinden eşleşir. Ticari senaryoyla gelen faturalarda kabul ve red seçenekleri kullanılabilir. Temel senaryolu faturalar ise zaten kayda alınmış sayıldığından ayrıca kabul veya red işlemi istemez. Satırlar hazır olduğunda tek bir onay işlemiyle belge satınalma faturasına dönüşür ve doğrudan o kaydın detayına yönlendirilirsiniz.

Tutarlar, iskonto ve KDV dışı vergiler

Aktarım sırasında tutarlar belgeyle birebir taşınır. Her satırın KDV oranı faturadan okunur, satır kendi oranıyla kaydedilir ve KDV icmalinde doğru orana düşer. Satır iskontoları ile belge üzerindeki masraf ve genel indirim de hesaba katılır; oluşan satınalma faturasının genel toplamı, belgedeki ödenecek tutarla aynı çıkar. İskonto tutarı satır detayında ayrıca görünür. Özel tüketim vergisi, özel iletişim vergisi veya konaklama vergisi gibi KDV dışı vergiler kendi adlarıyla satırda listelenir, fatura altında ayrı toplam satırı olarak gösterilir; bir satırda birden fazla vergi varsa hepsi ayrı ayrı korunur.

Dövizli gelen faturalar

Tedarikçiden TL dışı bir para biriminde fatura geldiyse aktarımda belgenin kur bilgisi kullanılır. Tedarikçiye olan borcunuz ve stok maliyetiniz tutarın kurla çarpımıyla TL karşılığı üzerinden işlenir, cari hareket açıklamasına döviz ve kur notu eklenir. Belgede kur bilgisi bulunmuyorsa sistem yanlış bir TL tutarını sessizce kaydetmemek için otomatik aktarımı durdurur ve kur bulunamadığını, faturanın elle işlenmesi gerektiğini bildirir. Bu durumda kuru kendiniz belirleyerek faturayı elle kaydedersiniz. Güncel kurları Döviz ekranından TCMB üzerinden yükleyebilirsiniz.

Otomatik çekim ve belge koruması

Arka planda her beş dakikada bir çalışan bir denetim görevi vardır. e-Dönüşüm modülü açık ve otomatik gelen kutusu çekimi etkin olan her şirket için, parametrelerde belirlenen çekim aralığı (öntanımlı 60 dakika) dolduğunda gelen kutusu taranır ve son yedi günlük belgeler alınır. Yani beş dakikalık döngü yalnızca kontrol içindir, gerçek çekim sıklığını şirketin kendi ayarı belirler. Satınalmaya aktarılan gelen faturalar silinemez ve kilit simgesiyle işaretlenir; yalnızca henüz aktarılmamış kayıtlar silinebilir.

Adım adım

1. 1e-DÖNÜŞÜM > Faturalar > Gelen E-Faturalar listesini açın; son 30 günün belgeleri görüntülenir.
2. 2Yeni belgeleri hemen görmek isterseniz gelen kutusu çekimini elle başlatın.
3. 3İlgili faturanın detayına girin; belge içeriği çözümlenir ve satırlar stok kartlarıyla eşleştirilmeye çalışılır.
4. 4Gönderen firma kayıtlı değilse uyarının yanındaki hızlı cari oluşturma seçeneğiyle tedarikçi kartını belgeden çıkmadan açın ve kaydedin.
5. 5Otomatik eşleşmeyen satırlar için doğru stok kartını seçin; tekrarlayan kalemler için hatırlama seçeneğini işaretleyin.
6. 6Ticari senaryolu faturalarda kabul veya red kararınızı verin; temel senaryolularda bu adım gerekmez.
7. 7Satırlar hazır olduğunda onaylayıp satınalmaya aktarın; satınalma faturası kaydının detayına yönlendirilirsiniz.
8. 8Gerekirse belgenin ham dosyasını, önizlemesini veya yazdırılabilir çıktısını ilgili bağlantılardan alın.

Ekrandaki alanlar

Kabul / Red (Ticari senaryo)

Yalnızca ticari senaryolu gelen faturalarda kullanılabilir; temel senaryolu faturalar kayda alınmış sayıldığı için kabul ya da red istemez.

Hatırla (satır eşleştirme)

İşaretlendiğinde aynı tedarikçi ve kalem eşleşmesi bir daha sorulmaz, sonraki faturalarda otomatik uygulanır.

Otomatik Inbox Çekimi / Çekim Aralığı

E-Devlet Parametreleri ekranında yer alır; gelen e-faturaların otomatik çekilip çekilmeyeceğini ve dakika cinsinden sıklığını belirler (öntanımlı 60 dakika).

İpuçları ve dikkat edilecekler

• Satınalma faturasına aktarılan gelen e-fatura silinemez; orijinal belge korunur. Hatalı bir durumda satınalma tarafındaki iptal veya düzeltme akışını kullanın.
• e-faturadan otomatik oluşan satınalma faturası kayıtları düzenlenemez ve silinemez, yalnızca görüntülenebilir.
• Otomatik gelen kutusu çekimi kapalıysa belgeler sisteme hiç düşmez; ya düzenli olarak elle çekim yapın ya da bu ayarı açın.
• Gelen dövizli faturada kur bilgisi yoksa otomatik aktarım engellenir; faturayı kuru kendiniz girerek elle işlemeniz gerekir.
• Güncel kurları Döviz ekranından TCMB üzerinden çekerek yükleyebilirsiniz.

İlgili özellikler

• Gelen e-İrsaliye Kabul/Red | e-İrsaliye Programı

  Tedarikçilerinizden gelen e-irsaliyeleri tek listede görüp depo seçerek kabul edebilir, gerekçesiyle reddedebilirsiniz. Kabul edilen irsaliye stok girişini otomatik oluşturur ve tek adımda satınalma faturası taslağına aktarılır.

• e-Fatura Programı ile e-Arşiv Kesme ve GİB'e Gönderme

  Satış ekranında hazırlanan fatura onaylandığında elektronik belge içeriği hazırlanır ve tek tıkla entegratör üzerinden GİB'e iletilir. Gönderim sonrası durum sorgusu, PDF, karekod ve gönderim kayıtları aynı sayfadan izlenir.

• e-Dönüşüm Programı Sağlayıcı (Entegratör) Ayarları

  Ayarlar sayfasındaki E-Devlet Parametreleri kartında entegratörünüzü seçer, test modu, belge serileri ve otomatik gelen belge çekimi tercihlerinizi belirler, bağlantıyı anında doğrularsınız.